FACTURACION ELECTRONICA – PUNTO DE VISTA DEL PRIVADO
Hemos sido llamados los empresarios por la DIAN a que demos el paso a la facturación electrónica. A lo largo del 2018 entraron en producción la mayoría de los Grandes contribuyentes y durante el 2.019 lo realizarán el resto de las compañías que declaran IVA en Colombia.
La factura es uno de los documentos transaccionales más importantes de una sociedad, sino el más con los billetes. Es el documento que soporta las ventas de productos o servicios, y que tiene efectos fiscales, para lo cual debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada. El gran cambio con la facturación electrónica es que ahora se debe hacer a través de medios electrónicos en reemplazo del papel impreso.
La facturación electrónica trae importantes beneficios: para las empresas, facilita las transacciones y negociación, evita el almacenamiento físico, registra hora, minuto y segundo, permite la trazabilidad y reducción de errores, facilita seguridad de las operaciones, disminuye de costos, facilita control y auditoria, genera la contabilidad automatizada. Para el país, aumenta el recaudo, es amigable con el medio ambiente, mejora la competitividad del país, genera eficiencia en la economía.
Según la consultora Billentis en su informe anual “E-Invoicing / E-Billing”: en 2017 la tecnología aumentó entre un 10% y un 20%. El volumen global de facturas electrónicas es de 36 billones, con mucho potencial de crecimiento por delante. Hoy el 90% de estos documentos se gestionan en papel, para el 2.025 se estima que el modelo sea el dominante, añadiendo otros documentos fiscales, principalmente por la reducción de costos.
Actualmente, Latinoamérica lidera en el mundo el uso de facturas electrónicas para mejorar el control fiscal y mitigar las altas tasas de evasión. El Pionero Chile, fue seguido y ya están operando en México, Brasil, Perú y Argentina. En Colombia, hasta la primera semana de octubre de 2018, había 2.606 contribuyentes facturando electrónicamente con 32 proveedores tecnológicos con transacciones que suman $134,2 billones. se han registrado 6.519 contribuyentes para usar el servicio “Facturación Gratuita Dian”
La reciente prórroga realizada por la DIAN permite a más de 450.000 empresas del país, terminar de ajustar sus operaciones al nuevo modelo de facturación.
Aún está pendiente que Mincomercio defina un modelo transitorio de negociación como título valor. Se debe establecer cuál es el operador del Sistema de Registro de Facturación Electrónica (Refel), para poderla negociar.
La interoperabilidad de los proveedores tecnológicos, está en revisión, porque existen otras informaciones personalizadas que pueden afectar la integración entre las diferentes soluciones (ERP) de las empresas.
El concepto de la facturación electrónica tiene base fundamental en el ahorro en costos para las compañías. Un ejercicio que realicé en mi compañía de comparar los costos de la factura física por la electrónica me arrojó que nos ahorrábamos $3.300 por factura, es decir que por cada 1.000 facturas mensuales ahorrábamos casi $40 millones al año. Una suma para nada despreciable.
Sin embargo, esto no es gratis, se deben realizar algunas inversiones iniciales, que dependerán del modelo de configuración contable que tiene cada compañía. Las compañías que tienen los ERPs mas sonados en el mercado, como son: Helisa, SIIGO, SAP, Siesa, Total, Dymamics, Epicor, Contapyme, entre otros, arrancan con la ventaja que dichos ERPs se adelantaron a desarrollar integraciones con la DIAN , inclusos algunos hicieron alianzas o se convirtieron en proveedores tecnológicos avalados directamente. Por otro lado, aquellas compañías que tienen desarrollos hechos a la medida, seguro han tenido que invertir en desarrollar la adaptación a los requerimientos del proveedor tecnológico.
El cobro de la facturación electrónica a través de los proveedores electrónicos avalados por la DIAN en su mayoría se realiza por factura emitida, validada y conservada. El volumen de la facturación es inversamente proporcional al precio. Otras compañías más avanzadas, decidieron hacerlo directamente con la DIAN, sin el proveedor tecnológico en el medio, por lo cual tuvieron que desarrollar con su ERP la conectividad. Algunos otros que desconozco por ahora, tienen la posibilidad de generar su facturación electrónica desde una herramienta que habilitó la DIAN para tal fin.
Se han generado otros costos ocultos tales como el diseño de la representación gráfica de la factura que se adapte a cada negocio o el pago por almacenamiento de los archivos planos que se ejecutan en el proceso de facturación electrónica cuando deciden realizarlo por esta vía. El desarrollo de facturación con archivo plano es mas sencillo y por lo tanto mas económica en su implementación, pero requiere de almacenamiento. La solución en línea o a través de un web service, evita el almacenamiento, pero es más costosa en su desarrollo inicial.
Me queda de tarea entender porque surgió la necesidad de un proveedor tecnológico avalado por la DIAN. Seguramente la DIAN de analizar experiencias de otros países, concluyó que el hecho de tener el conocimiento en pocos expertos haría más rápida la implementación en el país. Ahora que entran 450.000 empresas seguro están los proveedores tecnológicos con trabajo extra.
Si desea entender en detalle la conceptualización de la facturación electrónica, debe leer el decreto 2242 de 2.015, ahí explican definiciones como quienes están obligados, que es un adquiriente, que es el CUFE (código único de Facturación electrónica), la firma electrónica, el código QR y que es una archivo XML, siglas en inglés de "eXtensible Markup Language" (lenguaje de marcas extensible), que en palabras sencillas son una forma de almacenar datos para que otros programas puedan leerlos fácilmente.
Sin duda estamos ante un gran paso para las empresas y para el país, las empresas notarán los cambios y será este hito el comienzo para nuevos desarrollos, en este momento se me viene a la mente la posibilidad de causar automáticamente las facturas electrónicas en la contabilidad, ¿porque no?
Para terminar, mi sugerencia para aquellos que están implementando este proceso en las compañías, es que no escatimen recursos en implementar bien este proceso, ajustar y adaptar los procesos logísticos, comerciales y contables que se verán afectados a lo largo del proceso. No dejen de analizar el comportamiento histórico de la facturación para delimitar la puesta en marcha de pruebas y salida en vivo y finalmente determinen un equipo de trabajo multidisciplinario para gestión de cambio. Suerte!
La factura es uno de los documentos transaccionales más importantes de una sociedad, sino el más con los billetes. Es el documento que soporta las ventas de productos o servicios, y que tiene efectos fiscales, para lo cual debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada. El gran cambio con la facturación electrónica es que ahora se debe hacer a través de medios electrónicos en reemplazo del papel impreso.
La facturación electrónica trae importantes beneficios: para las empresas, facilita las transacciones y negociación, evita el almacenamiento físico, registra hora, minuto y segundo, permite la trazabilidad y reducción de errores, facilita seguridad de las operaciones, disminuye de costos, facilita control y auditoria, genera la contabilidad automatizada. Para el país, aumenta el recaudo, es amigable con el medio ambiente, mejora la competitividad del país, genera eficiencia en la economía.
Según la consultora Billentis en su informe anual “E-Invoicing / E-Billing”: en 2017 la tecnología aumentó entre un 10% y un 20%. El volumen global de facturas electrónicas es de 36 billones, con mucho potencial de crecimiento por delante. Hoy el 90% de estos documentos se gestionan en papel, para el 2.025 se estima que el modelo sea el dominante, añadiendo otros documentos fiscales, principalmente por la reducción de costos.
Actualmente, Latinoamérica lidera en el mundo el uso de facturas electrónicas para mejorar el control fiscal y mitigar las altas tasas de evasión. El Pionero Chile, fue seguido y ya están operando en México, Brasil, Perú y Argentina. En Colombia, hasta la primera semana de octubre de 2018, había 2.606 contribuyentes facturando electrónicamente con 32 proveedores tecnológicos con transacciones que suman $134,2 billones. se han registrado 6.519 contribuyentes para usar el servicio “Facturación Gratuita Dian”
La reciente prórroga realizada por la DIAN permite a más de 450.000 empresas del país, terminar de ajustar sus operaciones al nuevo modelo de facturación.
Aún está pendiente que Mincomercio defina un modelo transitorio de negociación como título valor. Se debe establecer cuál es el operador del Sistema de Registro de Facturación Electrónica (Refel), para poderla negociar.
La interoperabilidad de los proveedores tecnológicos, está en revisión, porque existen otras informaciones personalizadas que pueden afectar la integración entre las diferentes soluciones (ERP) de las empresas.
El concepto de la facturación electrónica tiene base fundamental en el ahorro en costos para las compañías. Un ejercicio que realicé en mi compañía de comparar los costos de la factura física por la electrónica me arrojó que nos ahorrábamos $3.300 por factura, es decir que por cada 1.000 facturas mensuales ahorrábamos casi $40 millones al año. Una suma para nada despreciable.
Sin embargo, esto no es gratis, se deben realizar algunas inversiones iniciales, que dependerán del modelo de configuración contable que tiene cada compañía. Las compañías que tienen los ERPs mas sonados en el mercado, como son: Helisa, SIIGO, SAP, Siesa, Total, Dymamics, Epicor, Contapyme, entre otros, arrancan con la ventaja que dichos ERPs se adelantaron a desarrollar integraciones con la DIAN , inclusos algunos hicieron alianzas o se convirtieron en proveedores tecnológicos avalados directamente. Por otro lado, aquellas compañías que tienen desarrollos hechos a la medida, seguro han tenido que invertir en desarrollar la adaptación a los requerimientos del proveedor tecnológico.
El cobro de la facturación electrónica a través de los proveedores electrónicos avalados por la DIAN en su mayoría se realiza por factura emitida, validada y conservada. El volumen de la facturación es inversamente proporcional al precio. Otras compañías más avanzadas, decidieron hacerlo directamente con la DIAN, sin el proveedor tecnológico en el medio, por lo cual tuvieron que desarrollar con su ERP la conectividad. Algunos otros que desconozco por ahora, tienen la posibilidad de generar su facturación electrónica desde una herramienta que habilitó la DIAN para tal fin.
Se han generado otros costos ocultos tales como el diseño de la representación gráfica de la factura que se adapte a cada negocio o el pago por almacenamiento de los archivos planos que se ejecutan en el proceso de facturación electrónica cuando deciden realizarlo por esta vía. El desarrollo de facturación con archivo plano es mas sencillo y por lo tanto mas económica en su implementación, pero requiere de almacenamiento. La solución en línea o a través de un web service, evita el almacenamiento, pero es más costosa en su desarrollo inicial.
Me queda de tarea entender porque surgió la necesidad de un proveedor tecnológico avalado por la DIAN. Seguramente la DIAN de analizar experiencias de otros países, concluyó que el hecho de tener el conocimiento en pocos expertos haría más rápida la implementación en el país. Ahora que entran 450.000 empresas seguro están los proveedores tecnológicos con trabajo extra.
Si desea entender en detalle la conceptualización de la facturación electrónica, debe leer el decreto 2242 de 2.015, ahí explican definiciones como quienes están obligados, que es un adquiriente, que es el CUFE (código único de Facturación electrónica), la firma electrónica, el código QR y que es una archivo XML, siglas en inglés de "eXtensible Markup Language" (lenguaje de marcas extensible), que en palabras sencillas son una forma de almacenar datos para que otros programas puedan leerlos fácilmente.
Sin duda estamos ante un gran paso para las empresas y para el país, las empresas notarán los cambios y será este hito el comienzo para nuevos desarrollos, en este momento se me viene a la mente la posibilidad de causar automáticamente las facturas electrónicas en la contabilidad, ¿porque no?
Para terminar, mi sugerencia para aquellos que están implementando este proceso en las compañías, es que no escatimen recursos en implementar bien este proceso, ajustar y adaptar los procesos logísticos, comerciales y contables que se verán afectados a lo largo del proceso. No dejen de analizar el comportamiento histórico de la facturación para delimitar la puesta en marcha de pruebas y salida en vivo y finalmente determinen un equipo de trabajo multidisciplinario para gestión de cambio. Suerte!
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