TIPS PARA EL CIERRE EXITOSO DE ESTADOS FINANCIEROS Y SUS AUDITORIAS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018 - Ana Isabel Medina
Próximos al fin del año 2018, administradores y auditores deben sincronizar y programar los tiempos de una serie de tareas que les permitan anticipar correcciones y evitar sorpresas de última hora que desencadenen en limitaciones en el alcance o salvedades en las opiniones de auditoría:
1. Elaborar un precierre con corte a octubre o noviembre como si fueran los estados financieros de cierre de año que tenga las cifras depuradas y debidamente conciliadas.
2. Elaborar un cronograma de cierre de fin de año que contenga: i) fechas de los entregables de acuerdo con las fechas de aprobación de Asamblea y presentación de información a organismos de vigilancia y control ii) Recursos, tiempos y fechas de las visitas, iii) Revisión de la provisión de impuesto de renta una vez estén los estados financieros auditados. Todo lo anterior, es responsabilidad del auditor en consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros (cumplimiento de estatutos, informe de gestión, libros oficiales, libros de actas, libro de correspondencia, pagos de aportes al sistema de seguridad social integral, derechos de autor entre otros).
3. Realizar un plan de acción sobre los temas pendientes de resolución presentados a la Compañía al 31 de diciembre de 2018.
4. Asegurar que las etapas de planeación, controles y precierre estén analizadas y cerradas.
5. Asegurarse de recibir los hallazgos de control interno comunicados y presentados a las juntas directivas y a la administración con sus recomendaciones por escrito y su efecto en el párrafo de la opinión sobre el control interno.
6. Revisar que los asuntos de riesgo significativo tengan un procedimiento adecuado de respuesta por parte del auditor.
7. Programar y participar en la toma física de inventario de fin de año.
8. Comunicar los temas de operaciones extraordinarias y complejas para su análisis del personal experimentado de los equipos de trabajo de auditoría.
9. Definir un modelo de estados financieros de presentación y revelaciones acorde con las normas NIIF aplicables al negocio asegurando la adecuada revelación de las operaciones importantes del año y de la comparabilidad de los mismos, responsabilidad de la Administración de la Compañía.
10. Definir la mejor estrategia de confirmaciones de saldos con terceros al cierre del año para el auditor; ya que su respuesta al 100% puede ser un procedimiento demorado. Puede hacerse en las dos primeras semanas de 2019 o puede hacerse en una fecha cercana al cierre y hacer una verificación de los movimientos de los saldos al cierre del año.
11. El administrador debe entender la importancia de la carta de manifestaciones de la Gerencia al Auditor, es un procedimiento previo que ahorrará tiempo al momento de la emisión de los informes, ya que en virtud de la norma internacional de Auditoria 580, constituyen un objetivo y parte de la evidencia que el auditor debe obtener para que dé su respuesta mediante las conclusiones que requiere en su opinión, por lo tanto, la misma no debe ser emitida sí previamente no ha recibido dicha carta. La no entrega de las manifestaciones por parte de la Gerencia, se considera un factor de alerta que supone la existencia de cuestiones significativas que no se quieren dar a conocer.
1. Elaborar un precierre con corte a octubre o noviembre como si fueran los estados financieros de cierre de año que tenga las cifras depuradas y debidamente conciliadas.
2. Elaborar un cronograma de cierre de fin de año que contenga: i) fechas de los entregables de acuerdo con las fechas de aprobación de Asamblea y presentación de información a organismos de vigilancia y control ii) Recursos, tiempos y fechas de las visitas, iii) Revisión de la provisión de impuesto de renta una vez estén los estados financieros auditados. Todo lo anterior, es responsabilidad del auditor en consideración de las disposiciones legales y reglamentarias en la auditoría de estados financieros (cumplimiento de estatutos, informe de gestión, libros oficiales, libros de actas, libro de correspondencia, pagos de aportes al sistema de seguridad social integral, derechos de autor entre otros).
3. Realizar un plan de acción sobre los temas pendientes de resolución presentados a la Compañía al 31 de diciembre de 2018.
4. Asegurar que las etapas de planeación, controles y precierre estén analizadas y cerradas.
5. Asegurarse de recibir los hallazgos de control interno comunicados y presentados a las juntas directivas y a la administración con sus recomendaciones por escrito y su efecto en el párrafo de la opinión sobre el control interno.
6. Revisar que los asuntos de riesgo significativo tengan un procedimiento adecuado de respuesta por parte del auditor.
7. Programar y participar en la toma física de inventario de fin de año.
8. Comunicar los temas de operaciones extraordinarias y complejas para su análisis del personal experimentado de los equipos de trabajo de auditoría.
9. Definir un modelo de estados financieros de presentación y revelaciones acorde con las normas NIIF aplicables al negocio asegurando la adecuada revelación de las operaciones importantes del año y de la comparabilidad de los mismos, responsabilidad de la Administración de la Compañía.
10. Definir la mejor estrategia de confirmaciones de saldos con terceros al cierre del año para el auditor; ya que su respuesta al 100% puede ser un procedimiento demorado. Puede hacerse en las dos primeras semanas de 2019 o puede hacerse en una fecha cercana al cierre y hacer una verificación de los movimientos de los saldos al cierre del año.
11. El administrador debe entender la importancia de la carta de manifestaciones de la Gerencia al Auditor, es un procedimiento previo que ahorrará tiempo al momento de la emisión de los informes, ya que en virtud de la norma internacional de Auditoria 580, constituyen un objetivo y parte de la evidencia que el auditor debe obtener para que dé su respuesta mediante las conclusiones que requiere en su opinión, por lo tanto, la misma no debe ser emitida sí previamente no ha recibido dicha carta. La no entrega de las manifestaciones por parte de la Gerencia, se considera un factor de alerta que supone la existencia de cuestiones significativas que no se quieren dar a conocer.
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