DIA 15 - Tecnología de información - cual es el valor para una empresa? - Nicolai Salcedo

Una pregunta bastante frecuente para los dueños o para los equipos directivos encargados de la toma de decisiones de inversión de una compañía es acerca del valor o beneficio para sus negocios al invertir en tecnología o sistemas de información.

La dificultad en decidir inversiones en tecnología son muchas, pero en términos generales se pueden resumir en unas cuantas razones principales:

1.   Las implementaciones de tecnología son complejas, y difíciles de entender para otras áreas del negocio: Implementaciones de sistemas de información o muchas de las nuevas tecnologías son temas que no son muy familiares a los líderes de una empresa. Esto hace difícil entender el total de costos (no solo de implementación sino posteriormente de operación y mantenimiento, entre otros) o la complejidad de operar dichos proyectos una vez estén en funcionamiento.

2.    La dificultad de calcular el retorno de inversión en proyectos de tecnología: En muchos casos la tecnología tiene como objetivo generar eficiencias y procesos mas efectivos y con menos errores, o proveer mejor información para toma de decisión, entre muchos otros. Pero todos estos beneficios solo se pueden obtener después de que los cambios se han hecho, los sistemas y procesos anteriores han sido totalmente abandonados, y mas importante, cuando todas las personas en la organización ya están completamente utilizando las nuevas herramientas, sistemas o datos, lo cual requiere un cambio cultural muchas veces difícil para muchos empleados, acostumbrados a los procesos o tecnologías que existían anteriormente.

En el área de tecnología, la forma mas común de calcular el total de los costos para la empresa se hace comparando el gasto total anual en tecnología contra el ingreso total anual de la empresa. Para poder estimar el costo total de tecnología se deben incluir todos los elementos que hayan generado un gasto en el año: Todos los equipos asignados a empleados y personal trabajando para la empresa (Computadores, Celulares, Internet, etc.), Todos los sistemas de información (correo electrónico, manejo de clientes, manufactura, etc.), depreciación de activos adquiridos con compra de capital y cualquier otro sistema de manejo o análisis de información para llegar a calcular el porcentaje del ingreso anual que se está utilizando en tecnología para la empresa.

Desafortunadamente el porcentaje de ingreso anual destinado al área de tecnología es en promedio mas alto entre mas pequeña sea la compañía. Para empresas pequeñas en promedio el costo de tecnología como porcentaje del ingreso anual es alrededor del 6.7%. Para empresas medianas es alrededor del 4.1%. Las grandes empresas y multinacionales tienen un promedio de inversión en tecnología como porcentaje de ingreso a través de todas las industrias de 3.2%. Esto se debe a la habilidad que tienen empresas y negocios de mayor tamaño de aprovechar su tamaño para utilizar tecnologías con equipos mejores calificados que pueden manejar mas sistemas al mismo tiempo. También porque pueden acceder a precios preferenciales dado su masa critica y volumen de compra.

Cualquiera que sea el porcentaje de ingreso en costos para una compañía, los índices y promedios sirven para establecer un punto de referencia para hacer un análisis, y facilitar la toma de decisiones. Cada decisión de inversión se debe justificar no mediante una comparación contra un promedio en la industria o contra otras compañías de similar tamaño. Cada empresa es diferente y por lo tal debe tomar sus decisiones de invertir en tecnología analizando el valor que le va a producir al negocio, el costo y el esfuerzo total de implementar y operar cualquier nuevo sistema, y un análisis financiero que pueda estimar de forma tangible de ser posible el retorno en la inversión; ya sea mediante eliminación de costos en otras áreas de la operación (empleados, procesos, etc.), soportando procesos de negocios (sistemas de información, mercadeo, ventas); o incluso generando nuevos canales de ingreso (ventas en línea, mercadeo en redes sociales, etc.). La tecnología es poderosa y puede generar un gran beneficio a una empresa, cuando se implementa después de una buena planeación alineada con el plan de negocio, y se utiliza para incrementar potencialmente los recursos al alcance de la empresa.